Klantcase: Veranderfitness HR-team

CIZ onderzoekt zorgvuldig wie in aanmerking voor zorg uit de Wet langdurige zorg. Met 1500 medewerkers werken zij aan passende zorg, voor nu en in de toekomst. De HR-afdeling is een team van zo'n veertig mensen, en zat midden in een ingrijpende overgang naar een nieuwe manier van werken. Waar collega's eerder ingedeeld waren op functie (alle HR-businesspartners samen, alle adviseurs samen, leren-en-ontwikkeling samen) werkt het team sinds een tijdje in waardeteams: gemengde samenstellingen die end-to-end verantwoordelijk zijn voor een onderdeel van het werk.

"Dat vraagt natuurlijk wel wat van mensen", vertelt Wesley Betcke, HR adviseur. "Mensen zijn jarenlang gewend geweest om te werken met collega's die dezelfde kennis en competenties bezitten, en ineens kom je daar met andere mensen te werken. Dat is een behoorlijke reis geweest. Een hele andere manier van werken, andere structuren, andere processen."

Veranderen als verboden woord

Wesley schetst een patroon dat veel organisaties herkennen waar werkwijzen vaak veranderen. CIZ varieert mee met wat er politiek gebeurt: koerswijzigingen op landelijk niveau vertalen zich direct naar wat het werk hier moet zijn. "Je bent ook bang dat mensen op een gegeven moment een beetje verandermoe worden. Dat ze denken: ja, dit hebben we al een keer gehad, komen ze weer."

Voor de HR-afdeling zit daar een dubbele opgave in: zelf door de verandering heen, en tegelijk een rol spelen in hoe de rest van de organisatie ermee omgaat. "Ik denk dat veranderen ook een soort van verboden woord aan het worden is. Het roept gewoon vervelende beelden op van: oh, daar gaan we weer. Maar je hebt ook echt zelf wel iets te doen in veranderen. Het is een squeeze, want je glijdt soms gewoon weer in oud gedrag. Dat merk ik ook bij mezelf."

De boodschap moet herhaald blijven worden, maar tegelijk willen mensen niet wéér in een serieuze sessie over verandering belanden. Daar zat de uitdaging.

Het juiste moment afwachten

De Veranderfitness stond al een tijd op de radar bij CIZ. Wesley was er via Google op uitgekomen tijdens een zoektocht op teamontwikkeling. Een offerte was eerder al opgesteld, maar toen werd die teruggelegd. "Het is iets te vroeg misschien om het onderwerp op een luchtige manier te brengen als er ook gewoon onderstroom is. Dat kan dan heel verkeerd uitpakken."

Een jaar later was het beeld anders. Mensen zaten meer in de flow. De voordelen van de nieuwe werkwijze werden zichtbaar. De motivatie om door te zetten zakte een beetje weg, maar precies op het moment dat een luchtige interventie wél kon landen. "Dus dat was het juiste moment om te denken: nu kan het wel."

Tussendoor was er nog een gesprek met TeamSpeling over een andere training. Wat Wesley daarin waardeerde, was dat de accountmanager doorvroeg in plaats van direct in te stappen op de oorspronkelijke vraag. "Na een kort belletje zei ze: 'Joh, als ik je zo hoor, dan zou ik eigenlijk niet voor die workshop kiezen, maar ik denk dat je misschien beter gebaat bent met Veranderfitness.' Dat advies van: als ik je zo hoor, dan denk ik toch dat je misschien beter de andere kant op kan, is gewoon super waardevol. Dat jullie niet een organisatie zijn die denkt: jij vraagt, wij draaien. Maar echt wel even doorvragen en naar boven proberen te krijgen wanneer ben jij nou tevreden aan het einde van de dag. Dat is gewoon meerwaarde die je mag verwachten van een leverancier."

Bewust minimaal vooraf communiceren

Het team kreeg vooraf maar weinig informatie. "Veranderfitness als naam roept al iets op", legt hij uit. "Daar zit het woordje fitness in. Mensen zijn allergisch voor sporten met collega's. En veranderen roept ook al iets op. Dus we dachten: we moeten gewoon meegeven wat de dag ongeveer gaat inhouden, maar verder ook niet. Geen tipje van de sluier."

De zaal werd op verzoek opener ingericht dan voor een gemiddelde HR-sessie: stoelen in een U-vorm, niet in rijen achter elkaar. "Ook dat doet al iets bij mensen. Die denken: oh jee, open ruimte, moet ik gaan bewegen."

De groep zat er gemengd bij. Sommige collega's vonden het wel best, anderen keken eerst de kat uit de boom. "Mensen kunnen allergisch zijn voordat ze weten wat ze te wachten staat. De een gaat er beter mee om dan de ander."

Ervaren in plaats van geeltjes plakken

Wat Wesley achteraf vooral terughoort: dat het anders was dan een gemiddelde HR-workshop. "Het was een keer wat anders dan een geeltjesworkshop. Dat gebeurt wel eens dat een workshop is van: geeltje hier, geeltje daar, schrijf op, schrijf dit."

De kracht zat in het door te doen iets ervaren. Hij noemt een eenvoudige oefening in tweetallen waarin samenwerking en handelingssnelheid centraal stonden, en de opdracht in stappen moeilijker werd gemaakt. "Ik merkte daar zelf echt dat ik dacht: we willen te snel. Laten we eerst dat eerste stapje onder de knie krijgen voordat we aan een nieuwe handeling beginnen. En dat waren voor mij hele concrete inzichten in mijn eigen gedrag. Een verandering heeft tijd nodig. En pas als je iets echt onder de knie hebt, dan pas moet je iets nieuws gaan implementeren."

Het is precies de boodschap die in toespraken en presentaties over verandering óók wel klinkt, maar die anders landt als je het zelf even doet. "Je kan nog zoveel informatie op mensen afvuren, maar zeker in deze tijd sla je gewoon niet zoveel meer op. Je brein zit al zo vol. Door te doen ga je natuurlijk zelf wel ervaren: oh ja, dit herken ik bij mezelf."

Wat het opleverde, eerlijk gewogen

Wesley is voorzichtig met het toeschrijven van resultaten aan deze ene middag. CIZ had geen evaluatie georganiseerd na afloop, en dat zou hij achteraf anders doen. "We kunnen niet één op één zeggen of dat volledig dankzij de workshop is."

Wat er wél te zien is: de sfeer in het team is goed, en blijft goed. Mensen durven nog steeds open en eerlijk te vertellen wat hen bezighoudt. "Dat was ook een reden om hiervoor te kiezen: om te voorkomen dat alsnog onderstroom gaat ontstaan. Een beetje een we're-in-it-together-gevoel. Dat is er in ieder geval nog steeds."

Ook hoorde hij van verschillende collega's terug dat ze in tijden niet zo hadden gelachen met elkaar. "Dat heb je ook wel nodig. Zeker als je een lastige verandering doormaakt, is even die luchtigheid en plezier hebben met elkaar nodig om er daarna weer de schouders onder te kunnen zetten."

Zou CIZ TeamSpeling aanbevelen?

Ja. Wesley benoemt drie redenen.

Ten eerste het meedenken aan de voorkant. Een gesprek vooraf om uit te vragen wát je nu eigenlijk wilt bereiken, en de bereidheid om iemand een andere kant op te wijzen als dat beter past. "Dat is gewoon meerwaarde die je mag verwachten van een leverancier."

Ten tweede het type werkvorm. Actief, met inzichten die uit doen voortkomen in plaats van uit opdrachten op een blaadje. De combinatie van even iets horen en even iets doen.

Ten derde de trainer. Vlot, met humor en wat zelfspot, en in staat om aan te voelen waar de energie van de groep zit. "Een andere persoon zou je daar heel awkward van kunnen worden, maar het was niet overdreven. Het was echt wie hij is, op een leuke fijne manier."

Wil je weten wat een Veranderfitness voor jouw team kan betekenen? Lees meer over onze Veranderfitness of bekijk hoe wij werken aan teambuilding en teamontwikkeling.