Communicatietraining: Anders vergaderen

Maken jullie je ook wel ’s schuldig aan vergaderdelicten? Zoals te laat komen, onvoorbereid zijn, zonder heldere doelen etc. ? Dan wordt het de hoogste tijd voor een bezoekje van onze vergaderrechercheur. ‘Anders vergaderen’ is een effectieve en leuke vergadertraining voor teams.

Een originele opening: de persconferentie. Stel je voor dat we ons begeven in de voetbalwereld. Het team is – zoals een zwalkend Nederlands elftal - op zoek naar de goede vorm. In jullie geval de goede vergadervorm. Daarom heeft de knvb (Koninklijke Nederlandse Vergader Bond) een interim trainer aangesteld om de boel op de rit te krijgen. Het team stelt vragen aan de nieuwe trainer in een persconferentiewerkvorm.
De persconferentie breekt het ijs en maakt van een afwachtende groep in één klap een stel nieuwshongerige proactieve journalisten. Ze mogen vragen afvuren op de zojuist aangestelde trainer. Een leuke vorm om doelen en de strategie helder te krijgen. A passant ervaart het team een leuk en effectief alternatief voor de saaie powerpoint presentaties op vergaderbijeenkomsten. De toon is gezet. Informeel, speels, gezellig, out of the box.

Hoe gaan wij anders vergaderen? Het team is zich inmiddels bewuster geworden van een aantal knelpunten in de eigen vergadercultuur. Het is nu tijd voor het ophalen van ideeën en het vaststellen van een verbeterplan. Hiervoor maken we gebruik van een effectieve vergadermethode. Wellicht ook nuttig om in jullie eigen praktijk toe te passen. Deze oefening is dus dubbel nuttig.

Daag de status quo uit en stap in deze vergaderachtbaan. Laat je verrassen. Zet de boel op z’n kop! Het enige dat nu nog vast staat is een positieve wending.

Dan verandert plots de setting. De ‘voetbaltrainer’ muteert in een doortastende rechercheur. Het team wordt namelijk verdacht van het plegen van een aantal vergaderdelicten. Een verhoor volgt. De teamleden staan in een line-up opstelling. Tijd om kleur te bekennen. Tijdens het verhoor maakt het team ook kennis met theorie van een aantal vergader do’s en dont’s. Ontkennen heeft nu geen enkele zin meer. Schuldig! 
Een leuke interactie werkvorm in een informele, losse en speelse sfeer.

Het team krijgt de opdracht een toneelstukje voor te bereiden en uit te voeren. De titel van het stuk: ‘Onze vergadering’. Uiteraard mag alles flink overdreven en worden. Het is immers theater. Hoe meer uitvergroot, hoe leuker en treffender.

Deze oefening is erg leuk om te doen. Maar het levert ook veel ‘aha momenten’ op. De uitvergrootte beelden zorgen voor bewustwording. Ook de team- en communicatiepatronen worden zichtbaar.

In de nabespreking zal de trainer het team uitnodigen te reflecteren op het proces en het resultaat. Uiteraard worden er paralellen getrokken met de vergadercultuur. De opbrengst wordt besproken en vergadertools worden aangereikt.

Hoe gaan wij anders vergaderen? Het team is zich inmiddels bewuster geworden van een aantal knelpunten in de eigen vergadercultuur. Het is nu tijd voor het ophalen van ideeën en het vaststellen van een verbeterplan. Hiervoor maken we gebruik van een effectieve vergadermethode. Wellicht ook nuttig om in jullie eigen praktijk toe te passen. Deze oefening is dus dubbel nuttig.

Daag de status quo uit en stap in deze vergaderachtbaan. Laat je verrassen. Zet de boel op z’n kop! Het enige dat nu nog vast staat is een positieve wending.