Werk jij in een professionele organisatie? Dan ben je vast bekend met de principes als effectiviteit, efficiëntie, slagvaardigheid en rendement. Gek genoeg gelden aan de vergadertafel compleet andere regels. Herken je dat ook?
Vergadervragen voor jouw team
In Nederland blijft het niveau van de vergadering flink achter. Tenminste, dat is mijn veronderstelling. Hoe tevreden ben je over vergaderingen van jouw team? Wil je snel aan de slag met anders vergaderen? Of vergadert jouw team al zo goed dat er ruim tijd overblijft voor een Oerang-oetang arrangement in de Apenheul?
In deze blog werp ik een aantal vergader-vragen op die je misschien helpen tot nieuwe inzichten te komen. Ben je je bijvoorbeeld bewust van de kosten van jullie vergadering? Is jouw teamvergadering een middel of een doel? Met hoeveel bezieling wordt er vergaderd? Hoe veilig is jullie vergadering en welk gedrag laten de deelnemers zien? Ga aan de slag met deze vergadervragen en ontdek nuttige vergadertips. Veel leesplezier!
Wat kost Vergaderen?
Om te beginnen de cijfers. Een wekelijkse teamvergadering van twee uur met vijf deelnemers en een manager kost gemiddeld €560. Vermenigvuldig dit bedrag met minstens 40 vergaderingen per jaar. De jaarlijkse vergaderkosten komen dan boven de €22.400! Vermenigvuldig vervolgens dit bedrag met het aantal teams in je bedrijf. Ja dat is even schrikken. Vergaderen is een zeer kostbare bezigheid! Vraag jezelf eens af of jullie vergaderingen optimaal zijn? Voel je behoefte aan Anders Vergaderen? Of ben je nog steeds in de race voor een Oerang-oetang arrangement?
Middel zoekt doel
Hoe doelgericht zijn jullie vergaderingen? Mijn ervaring is dat vergaderingen weinig doelgericht gevoerd worden. We vergaderen grotendeels uit gewoonte, omdat het nu eenmaal structureel in het rooster is gepland. Deelnemers schuiven aan zonder concreet doel, zonder te weten waarom, niet wetende wat van hen verwacht wordt. Gesprekken gaan alle kanten op. Zo’n vergadering is eigenlijk een middel. Een middel dat op zoek is naar een, voor nu meestal onzichtbaar, doel. Kosten €560 per doelloze vergadering! Voor dat bedrag worden medewerkers afgehouden van hun echte werk.
Vergaderen zonder bezieling
Het merendeel van de vergaderaars in Nederland (75%) ervaart de vergadering als corvee. Toch blijven elke week weer dezelfde lichamen aanschuiven. Zonder doel, zonder zin, zonder inspiratie, zonder bezieling. Na twee nutteloze vergader-uren wordt de tas weer ingepakt. Het gebrek aan bezieling kan je niet meten met een dashboard, maar het effect ervan vindt haar weerslag in de bedrijfsresultaten. Hoe bezield verlopen jullie vergaderingen? Ervaar je de vergadering ook een beetje als corvee en wil je Anders vergaderen? Van Corvee, naar Corfeest?! Maar een leuke Oerang-oetang-arrangement kan natuurlijk ook nog altijd. Het kost slechts 59,95 per persoon. Mét borrel of lunch!
Hoe veilig is jouw teamvergadering?
Durven de deelnemers uit jouw team eerlijk te zeggen wanneer ze het nut van de vergadering niet inzien? Als jouw (en/of hun) antwoord ‘nee’ is. Dan is het vermoedelijk nog iets te onveilig in je team. Managementgoeroe Patrick Lencioni beschrijft in zijn boek ‘De vijf frustraties van teamwork’ hoe gebrek aan veiligheid leidt tot destructieve conflicten, vage doelen en gebrek aan commitment. Een onveilig team betaalt een stevige vergader-prijs!
Is er oog voor diverse communicatieniveaus?
In welke mate is er in jullie vergadering aandacht voor verschillende communicatieniveaus? Vergaderingen verlopen vaak onbevredigend omdat het accent voornamelijk ligt op inhoudelijke vergaderpunten. Er zijn echter nog drie andere communicatieniveaus die jouw teamvergadering beïnvloeden. Deze schreeuwen om aandacht! Maak kennis met het procedureniveau, het interactieniveau en het emotionele niveau.
- Procedureniveau. Een vergadering verloopt niet gestructureerd wanneer de vergaderdoelen, de tijd, de uitkomsten en de verwachtingen van de deelnemers niet helder zijn (procedureniveau). Zorg dan dat je intervenieert op procedureniveau.
- Interactieniveau. Een vergadering verloopt frustrerend wanneer deelnemers niet naar elkaar luisteren en elkaar in de rede vallen (interactieniveau). Herkenbaar? Wat weerhoudt je ervan om samen de interactie te bevragen en te benoemen?
- Emotionele niveau. Vergaderingen zijn gedoemd te mislukken wanneer er hevige emoties spelen en deelnemers zich onveilig voelen. Het heeft geen enkele zin om het nog langer over inhoud of procedures te hebben. Besteed dan juist aandacht aan de emoties. Voor ongeoefende teams zal dit waarschijnlijk erg ongemakkelijk voelen. Toch is het herkennen en erkennen van de aanwezigheid emoties de enige manier om weer naar elkaar te kunnen luisteren.
Wat kost de apenrots?
Een nieuwe vraag. Wat kost een apenrots? Als medewerkers van de voorzitter geen helder doel krijgen, gaan ze zelf wel op zoek. Voordat je het weet zit het hele team op de apenrots. Een keiharde wereld vol stokpaardjes en machtsspellen. Alleen de beste polder-apen slagen er sporadisch in de gemoederen tot bedaren te brengen. Maar de toon is gezet. Dominantie bepaalt! Denk maar eens aan alle deelnemers die sprekers onderbreken, niet luisteren, herhalen wat al lang gezegd is, praten zonder iets te zeggen of te laat komen en toch het hoogste woord voeren.
Herken je deze vormen van interactie tijdens jouw teamvergadering? Wil daar wat aan veranderen? Wil je anders vergaderen? Of bezoek je liever een stel andere apen. Bijvoorbeeld de Oerang-oetangs?l?
Bespreek de vergadercultuur met je team
Zelden vergaderen we over de kwaliteit van de vergadering zelf. Zet dus de evaluatie van de vergadering op de agenda. Neem daarvoor de tijd. Een leuke manier is het voeren van een debat met je team aan de hand van een aantal stellingen. Zo ontdek je wat er speelt bij de teamleden en waar de vergader-kansen liggen. Hier zijn enkele stellingen waar je met het team over in debat zou kunnen gaan:
- Vergaderen is een krachtig middel om de creativiteit in je team benutten.
- We zetten een vergadering alleen in als dit het beste middel is.
- Elke vergadering is uniek. We doen niet meer aan gewoontes, rituelen en patronen.
- Alleen met 100% betrokkenheid ben je aanwezig.
- Een vergadering mag niet langer dan een uur duren.
- Zonder focus op doelen en resultaten, geen vergadering
Begin vandaag met anders vergaderen
Het is tijd om een keuze te maken. Ben je overtuigd geraakt en je wil anders gaan vergaderen met je team? Gefeliciteerd!! Maar wacht daarmee dan niet te lang! Er staat te veel op het spel. Durf de confronterende vragen te stellen. Het gaat de nodige weerstand opleveren, maar uiteindelijk zal iedereen blij zijn met jouw getoonde moed. Ga voor betere vergader-resultaten, meer bezieling, meer vertrouwen en minder verspilling. Begin daar vandaag gewoon mee!
Apetrots naar de apenrots
Als je al vergadert op een manier die voor jullie werkt, dan is dat natuurlijk geweldig! Dan mag je apetrots zijn. En met de efficiënte vergaderingen hebben vast meer tijd voor andere leuke dingen. Bijvoorbeeld een bezoekje brengen aan de aan de Apenheul. Wist je dat ze niet alleen Oerang-oetans hebben. Je kan ook gaan voor een Gorilla-, Ringstaart- of Bonobo-arrangement. Eerst samen een stevig potje effectief vergaderen. Daarna met het hele team gaan genieten van de apenrots. En wie weet bieden deze apen jouw team wel een leuke spiegel.
Jullie hebben het zelf in de hand. Komen jullie er niet uit, klik dan hier voor een apentrainer!
Bekijk onze teamtraining Anders Vergaderen
Andere blogs van TeamSpeling
- Teamtraining Anders Vergaderen. Vergadercultuur veranderen.
- Vitaliteit & teamwork teamtraining van TeamSpeling
- Werkgeluk daalt. Verbinding met collega’s nog belangrijker.
- Waar is die gast mee bezig??!
- Verandercultuur creëren blijft een hoofpijndossier
- Teamtraining Anders Vergaderen. Vergadercultuur veranderen. - 10 februari 2022
- Vitaliteit & teamwork teamtraining van TeamSpeling - 15 juli 2021
- Werkgeluk daalt. Verbinding met collega’s nog belangrijker. - 16 april 2021